A költöztetéssel foglalkozó cégek a precizitást, a megbízhatóságot és a stresszmentes folyamatokat képviselik. Ahogyan egy költöztetésnél is minden egyes tárgynak pontosan a helyére kell kerülnie, és a teherautónak a legrövidebb úton kell eljutnia A-ból B-be, úgy a vállalkozás adminisztrációjában is elengedhetetlen a pontosság és a hatékonyság. A menetlevél vezetés egy olyan feladat, ami különösen a költöztető cégek számára okozhat fejfájást, hiszen rengeteg út és adat rögzítésére van szükség. A pontatlanul vagy hiányosan kitöltött menetlevél nemcsak időt és energiát emészt fel, de komoly pénzügyi kockázatokat is rejt magában.
Amikor a papírmunka elárasztja a fuvarjaimat
Vállalkozóként rengetegszer ülök a teherautó volánja mögött, és egyre inkább érzem, hogy a sok fuvar mellett a menetlevelek pontos kitöltése komoly kihívást jelent. A papíralapú dokumentáció lassan halmozódik, a hiányos adatok és a hibák miatt pedig egyre kevésbé érzem megbízhatónak az adminisztrációmat. Őszintén szólva stresszes helyzet ez: folyamatosan ott lebeg a szemem előtt a bírság réme, és tartok tőle, hogy egy váratlan NAV-ellenőrzés során elbuknám a jogos ÁFA-visszaigénylést.
A mindennapi káosz – hosszú utak, sok megálló, pakolás és ügyintézés – közben szinte lehetetlen minden részletet azonnal rögzíteni. A nap végén, fáradtan, gyakran csak emlékezetből írom be a hiányzó adatokat, ami gyakorlatilag garantálja a pontatlanságot. Ilyenkor nemcsak a költségelszámolás lesz bizonytalan, hanem a vállalkozásom is eleshet a megérdemelt adóoptimalizálástól.
Miért váltottam digitális menetlevélre?
Egy idő után rájöttem, hogy a feladatom nem pusztán az, hogy letöltsek egy nyomtatványt és kézzel vezessek mindent, hanem hogy olyan rendszert használjak, ami pontos és megbízható dokumentációt ad. A kézi vezetés rengeteg időt vett el, és költöztetések, rövid fuvarok során szinte lehetetlen volt mindent hibátlanul vezetni. A nyomtatványok könnyen elvesztek, megsérültek, és a jogszabályok szerinti megőrzésük is gondot okozott.
Ezért döntöttem úgy, hogy áttérek a digitális megoldásra, és elkezdtem használni a RoadRecord útnyilvántartó programot. Az applikáció automatikusan rögzíti az útjaimat, így nem kell fejben tartanom minden részletet. A kilométerek, dátumok és címek mindig pontosan bekerülnek a rendszerbe. A beépített NAV-ellenőr pedig azonnal figyelmeztet, ha valami hiányzik.
Hogyan változott meg a munkám a RoadRecorddal?
A RoadRecord a háttérben dolgozik, én pedig arra koncentrálhatok, ami valóban fontos: a fuvarokra és az ügyfeleim elégedettségére. Az online rendszer nemcsak az adminisztrációt könnyíti meg, hanem a dokumentumok tárolását és visszakeresését is. Most már bármikor, bárhonnan, egyetlen kattintással előhívhatom a szükséges iratokat.
A program mindig naprakész a jogszabályi előírásokkal, így nem kell attól tartanom, hogy valami hiányosság miatt bajba kerülök. Megszabadultam a papírhegyektől, időt takarítok meg, és biztos lehetek benne, hogy a dokumentációm minden körülmények között megállja a helyét.
Az élet még nem volt ilyen egyszerű, köszönhetően a menetlevél minta egyszerű kitöltésének.
A legnagyobb eredmény számomra
A RoadRecorddal nemcsak az adminisztrációs terhek csökkentek, hanem a lelki nyomás is. Nincs több bizonytalanság, nincs több elhibázott adat. Végre ki tudom használni az összes adóoptimalizálási lehetőséget, és a megspórolt pénzt visszaforgathatom a vállalkozásomba. Úgy érzem, a RoadRecord számomra nem egyszerű program, hanem egy olyan eszköz, amely a vállalkozásom stabil működésének egyik alapköve lett.
Arról nem is beszélve, hogy az életem is stresszmentesebbé vált, aminek nemcsak a munkatársaim, de a családom tagjai is díjaznak.